FAQ Interventions de maintenance avec Giloo

Comment créer une intervention de maintenance ?

Créez une intervention de maintenance en quelques clics.
- Choisissez la page “Interventions”
- Cliquez sur “Créer une intervention”
- Choisissez un emplacement
- Choisissez une famille d’intervention et un type d’intervention associé
- Définissez si l’intervention est urgente
- Définissez si l’accès à l'hébergement est autorisé en l’absence de l’occupant
- Assignez l’intervention à l’un de vos employés

Vous pouvez ajouter, si nécessaire, un commentaire libre, plusieurs photos et choisir le matériel utile depuis votre magasin.

L’intervention est maintenant créée, l’employé désigné reçoit une notification et l’intervention apparaît dans la liste des tâches.

Les familles et types d’intervention de maintenance, comment ça marche ?

Les familles d’intervention de maintenance sont au nombre de 8 ( Electricité, Plomberie, Gaz, Ménage, Mobilier, Structure,Sécurité, Divers/autres) et sont identifiables grâce à un icône spécifique.
Chacune d’entre elles est associée à une liste de types d’interventions spécifiques.
Chaque famille choisie conditionne le type d’intervention.

Comment j’assigne une intervention à l’un de mes employés ?

Lorsqu’une intervention est créée dans le logiciel Giloo, il est recommandé de l’assigner à l’un des employés en le selectionnant dans le menu déroulant dédié.
Toutefois il est possible de laisser l’assignation en suspens, si par exemple l’intervention est créée par la réception sans savoir qui la prendra en charge. Le statut de l’intervention sera alors “à assigner” et le “Directeur” ou “Manager” devra choisir l’un de ses employés pour la traiter.

NB : Les profils “Opérateur de maintenance” et "Personnel de ménage” ne peuvent créer et assigner des interventions que pour eux-même ou éventuellement laisser l’assignation en suspens avec le statut "à assigner"

Quels sont les différents statuts d’une intervention ? ( “ A faire”, “A assigner” , “En cours”, “Effectuée” ) Quelles sont les différentes étapes d’une intervention ?

Une intervention sur le logiciel Giloo peut avoir 4 statuts différents lors de son cycle de vie.

- “à faire”
L’intervention a été créée et assignée, elle apparaît dans la liste des interventions à faire. L’employé est notifié et peut la consulter et la traiter via son profil utilisateur.

- “à assigner”
L’intervention a été créée mais pas encore assignée, elle apparaît dans la liste des interventions à assigner. Le directeur et/ou manager doit alors assigner l’intervention et son statut passera alors en “à faire”

- “En cours”
L’employé chargé de l’intervention peut modifier le statut de l’intervention à “En cours”, ajouter un commentaire, une photo et du matériel magasin, lorsqu’il n’a pas pu finaliser l’intervention. Dans le cas, par exemple, de la nécessité de contacter un intervenant extérieur, ou par besoin de matériel ou d’outil supplémentaire.
Elle apparaît alors dans la liste des interventions “En cours”

- “Effectuée”
L’employé chargé de l’intervention peut modifier le statut de l’intervention en "Effectuée", ajouter un commentaire, des photos, le temps passé et du matériel magasin.
Elle apparaît alors dans la liste des interventions “Effectuée”

"Merci de réassigner!" Qu'est-ce que c'est ?

Dans certains cas, un employé peut se voir affecter trop d’interventions, certaines peuvent lui prendre plus de temps que prévu ou d’autres imprévus peuvent entraver le bon traitement des interventions du jour. Giloo y a pensé et permet à l'employé de demander la ré-affectation d’une intervention à un autre membre de l’équipe et ainsi sortir celle-ci de sa liste.

- Choisir l’intervention à réassigner
- Cliquer sur Gérer (la fenêtre pop-up de l’intervention s’ouvre)
- Cliquer ensuite sur “Merci de réassigner”
Le statut de l’intervention passe en “ré-assigner”, elle sort de la liste des interventions de l’employé et apparaît dans la liste des interventions "à assigner".

Mes clients peuvent-ils faire une demande de maintenance ?

Giloo est une application de gestion interne de vos opérations de maintenance, elle est dédiée aux équipes et employés de votre camping (HPA).
Autoriser vos clients à créer des interventions risque d'entraver votre gestion des interventions. Nous avons donc souhaité, dans un premier temps, la restreindre à une utilisation interne. Nous étudions toutefois la possibilité d’une solution destinée aux clients en fonction des besoins des différents campings et HPA utilisateurs de Giloo pour une seconde version de Giloo ( en 2022 ?).

Existe-t'il un suivi des interventions de Giloo ?

Toutes les interventions apparaissent sur votre tableau de bord sur la page “Interventions”.
Elles sont classées selon leur statut, leur urgence et leur date de création.
Vous pouvez les filtrer par famille d’intervention, type d’emplacement, dénomination commerciale ou par statut.
Ainsi les profils directeur, manager et réception peuvent avoir accès à l’évolution de chacune des interventions.

Le magasin Giloo, comment ça marche ?

Le magasin Giloo est destiné à la gestion du matériel utilisé lors des interventions de maintenance et d’entretien de votre camping et HPA. Il renseigne une liste de matériel disponible, leurs quantités et les informations produits préalablement renseignées.
Le magasin peut-être créé et modifié manuellement par les profils directeur et manager, ou téléchargé via un fichier CSV type proposé par Giloo.
Lors de la clôture d’une intervention, il est possible de choisir le matériel utilisé par l’opérateur et de mettre automatiquement à jour le stock disponible dans le magasin Giloo.
Le magasin Giloo n’a pas vocation à être un ERP, mais un supplément d’information sur le traitement des interventions et un outil de suivi du matériel utilisé lors des interventions Giloo.