FAQ Location et Prêt d'équipements avec Giloo

Le parc de matériel Giloo renseigne une liste de matériel, leurs quantités totales et disponibles et les informations produits préalablement renseignées.
Le magasin peut-être créé et modifié manuellement par les profils directeur et manager.
Lors de la création d’une intervention de location / prêt et lors de la clôture d’une intervention, la quantité du matériel sélectionné est automatiquement mise à jour dans le magasin ( -1 à la création / +1 en fin de location , passage en statut “Effectuée”) indépendamment des dates spécifiée dans l’intervention.
Le parc matériel Giloo n’a pas vocation à être un outil complet de gestion de vos locations / prêt d’équipement, mais un supplément d’information sur le traitement des interventions de location et de prêt et un outil de suivi des équipements disponibles dans le parc Giloo.

Créez une intervention de location / prêt en quelques clics.

- Choisissez la page “Location / Prêt”
- Cliquez sur “ajouter une location / prêt”
- Choisissez l’équipement à réserver depuis le menu déroulant associé à votre parc matériel
- Choisissez un emplacement d’hébergement associé
- Assignez l’intervention à l’un de vos employés dans le cas d’une livraison
- Définissez si l’accès à l'hébergement est autorisé en l’absence de l’occupant en cas de livraison à l’emplacement d’hébergement
- Sélectionnez "retrait/dépôt à réception" le cas échéant
(l'intervention de location / prêt passera alors en statut "en cours” lors de sa validation) (cf. statuts d’intervention de location / prêt)
- Définissez la date de début et de fin de location / prêt
- Saisissez le nom du client
- Vous pouvez ajouter, si nécessaire, un commentaire libre

L’intervention de location ou de prêt est maintenant créée (début et fin), elle apparaît dans la liste des interventions de location / prêt, l’employé chargé de la livraison reçoit une notification et le parc locatif disponible est mis à jour.

Lorsque l’intervention est en statut “A assigner”, les profils habilités doivent assigner l’intervention en cliquant sur l’icone “Modifier la location”. L’intervention passera alors en statut “A faire” ou “En cours” en fonction de son étape.

Une intervention de location / prêt Giloo peut avoir 4 statuts différents lors de son cycle de vie.
Lors de la création d’une intervention de location ou de prêt le parc matériel est débité d’un équipement et sera crédité lorsque l’intervention passera en statut “Effectuée”

- “A faire”

Le statut “à faire”concerne le début de la location, c'est-à-dire lorsqu’un équipement doit être livré sur l’emplacement du client.
Lors de la création de la location ou du prêt, l’intervention est en statut “a faire” uniquement dans le cas d’une livraison sur l’emplacement d’hébergement désigné et si celle-ci a été assignée à un employé.
Elle apparaît dans la liste des interventions à faire. L’employé est notifié et peut la consulter et la traiter via son profil utilisateur.

- “En cours”

Le statut “en cours” stipule que l’équipement locatif a bien été livré ou retiré par le client, la prochaine action sera alors de récupérer le matériel à la date prévue.
Lors de la création (dans le cas d’un retrait immédiat) ou suite à la gestion de la livraison, l’intervention passe en statut “en cours”.
Elle apparaît alors dans la liste des interventions “en cours”. L’employé est notifié et peut la consulter et la traiter via son profil utilisateur.

- “A assigner”

Lors de la création l’intervention est en statut “A assigner” si aucun profil n’a été sélectionné pour la réalisation de l’intervention.
Lors du traitement d’une intervention, l’opérateur en charge peut demander la réassignation de l’intervention en cliquant sur “Réassigner”.
Elle apparaît dans la liste des interventions “ À assigner''. Les profils habilités doivent, alors assigner l’intervention et son statut passera en “A faire” ou “en cours” en fonction de l’étape de la location.

-“Effectuée”

Lors du traitement de l’étape 2 de la location, (matériel à récupérer), l’intervention de location / prêt passe en statut “Effectuée” quand l’opérateur en charge clique sur le bouton terminé.
Elle apparaît dans la liste des interventions “ À assigner'' et le stock du parc locatif et mis à jour.

Dans certains cas, un employé peut se voir affecter trop d’interventions, certaines peuvent lui prendre plus de temps que prévu ou d’autres imprévus peuvent entraver le bon traitement des interventions du jour. Giloo y a pensé et permet à l'employé de demander la réaffectation d’une intervention à un autre membre de l’équipe et ainsi sortir celle-ci de sa liste.

- Choisir l’intervention à réassigner (quelle que soit l’étape de traitement de la location ou du prêt)
- Cliquer sur Gérer (la fenêtre pop-up de l’intervention s’ouvre)
- Cliquer ensuite sur “réassigner”

Le statut de l’intervention passe en “A attribuer” , elle sort de la liste des interventions de l’employé et apparaît dans la liste des interventions "A attribuer".